休職中の定期連絡メールの書き方【例文つき】

私が適応障害で休職していた時、一番つらかった作業が、会社への定期連絡のメール作成でした。毎月１回、何時間もかけて悩み苦しみながら近況報告を書いて送っていました。同じような状況の休職中の皆さんに、経過報告メールの書き方や使える例文を紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

なぜ休職中の定期連絡は必要なのか？

休職中の方々の中には、できるだけ会社との接触を避けたいと感じる方もいらっしゃるでしょう。特に、パワハラや人間関係の問題が原因で休職することになった場合は、会社との関わりが苦痛に感じられるかもしれません。

しかし、将来的な復帰の可能性を考えると、会社とのコミュニケーションを断ち切るわけにはいきません。良好な関係を維持することで、復帰の際にスムーズに復職できるかもしれませんし、会社側にも安心感を与えることができます。

また、休職中には有給休暇を消費したり、傷病手当金を受給することもあります。このためにも、定期的な連絡が必要となります。私自身も、傷病手当金を受け取るために、月に一度のクリニックの診断書を会社に提出していました。お金の心配をせずに休養を取るためにも、定期的な連絡は欠かせません。

メールを送る頻度とタイミング

メールの送信頻度とタイミングは、個々の状況や会社の指示によって異なります。しかし、事前に頻度やタイミングを決めておくことで、円滑なコミュニケーションが取れます。休職を始める際には、会社に「体調報告のメールはどのくらいの頻度で、いつ送るのが適切でしょうか」と確認することがおすすめです。

特に指示がない場合は、月に一度程度の頻度での報告が適しています。これにより、会社側も適切な情報を得ることができ、休職期間中の状況を把握しやすくなります。

メールの送信タイミングは、クリニック受診後や給与振込日など、定期的なイベントに合わせて送ると良いでしょう。私の場合は、月末にクリニックから診断書を受け取ることが多かったため、そのタイミングでメールを送っていました。

最も重要なのは、忘れずにメールを送ることです。定期的な報告は、会社との信頼関係を維持するためにも大切です。

誰にメールを送るのか

休職する際には、直属の上司や総務部、人事部など、複数の部署が関与することがあります。しかし、メールの送り先を決める際には、ひとりの担当者を指定してもらうと楽です。この担当者は、休職中の連絡の窓口となります。私の場合は、総務部の担当者が他部署との連絡を取りまとめる役割してくれていました。このようにすることで、やりとりが簡単になり、休職中も安心して連絡が取れるようになります。

休職中の定期連絡メールのポイント

ポイント１：わかりやすいタイトル

定期連絡のメールだと、一目でわかるタイトルをつけましょう。

ポイント２：挨拶は丁寧に

短くても、しっかりとした社会人らしい挨拶から始めましょう。

ポイント３：正直に経過報告

現在の体調や心境を書きましょう。ここで重要なのは、ありのままの状態を説明することです。まだ回復していないのに、もう大丈夫ですと書いてしまったら、会社が復帰時期を調整する際に大きなトラブルになりかねません。

病院やクリニックに通っている場合は、医師から受けたアドバイスや診断も伝えましょう。会社側からすると、専門家の意見はとても有益な情報になります。

ポイント４：今度どうしたいか自分の意思を表明

今の状況を踏まえて、今後どうしたいのか自分の考えを書きましょう。
会社にとって一番知りたい情報なので、明確に意思表示することが大事です。

ほとんどの人の場合、選択肢は次の３つです。

選択肢１：休職期間の延長

まだ回復していないけれど、いずれ体調が良くなったら復帰する意思がある場合は、休職期間の延長をお願いしましょう。会社や健保の規則によっては、休職期間の上限がありますが、その辺も合わせて可否を教えてもらえるでしょう。医師の診断書が必要になる場合もあるので、会社に確認しましょう。

選択肢２：復職

十分に休養と回復をして、仕事に戻れる状態になったら、復職したいと伝えましょう。復帰したい時期も併記すると良いでしょう。医師の診断書や復職プログラムの参加など、復帰の条件を設けている会社もあるので、必要な手順を聞きましょう。

選択肢３：退職

会社に戻ることはないと決心した場合や、休職期間の上限に達して延長不可の場合、転職が決まった場合などは、退職を申し出ましょう。退職したい時期も併記すると良いでしょう。退職手続きに必要な書類や手順を聞きましょう。

退職を決めた方は、退職前にするべきことを以下の記事にまとめたので、あわせてご覧ください。

ポイント５：診断書や申請書など必要書類を添付

必要な書類があれば、忘れずに添付しましょう。特に傷病手当金の申請書などが必要な場合は期限にも注意しましょう。

ポイント６：感謝の気持ちを伝える

最後に、会社や関係者への感謝の気持ちを伝えましょう。助けてもらったことに対する感謝の意を忘れずに。

休職中の定期連絡メールの例文

例文１：体調報告＆傷病手当金申請

件名：通院と体調のご報告

〇〇部長

いつもお世話になっております。〇〇です。

現在、週に一度の通院と、毎日の睡眠導入剤の内服を続けておりますが、中途覚醒が多く、十分な睡眠時間を確保できていない状況が続いております。医師との相談の結果、内服の変更を行うことになりましたが、それでも症状の改善は見られず、心身ともに辛い日々が続いています。今はただ経過を見守るしかない状況ですが、倦怠感が軽減すれば、外出して気分転換ができるようになりたいと考えております。

医師の診断書と傷病手当金申請書を添付いたしましたので、ご確認いただけますと幸いです。
このような状況でお手数をおかけしてしまい、心苦しく思っております。

いつも温かい励ましのお言葉をいただき、本当にありがとうございます。この難しい時期に支えていただき、心から感謝しております。またの報告いたします。

〇〇（自分の氏名）

例文２： 体調報告＆給与のお礼

件名: お礼と近況のご報告

〇〇様

ご無沙汰しております。〇〇です。

寒い日が続いておりますが、お元気にお過ごしでしょうか？

私は心理カウンセリングや薬物療法を受けさせていただいており、回復に向けて頑張っております。心身ともに休養に専念する生活を送らせていただいております。おかげさまで、少しずつではありますが、外出もできるようになりました。

先日、お振込明細を受領いたしました。心より感謝申し上げます。

会社を休ませていただいている間に、多くのご迷惑や心配をおかけしてしまったことを、心からお詫び申し上げます。この時間を貴重な機会と捉え、精一杯の治療に専念しております。

また来月末には、状況をお知らせするためにご連絡させていただきます。どうぞ引き続き、お力添えのほどよろしくお願い申し上げます。

〇〇（自分の氏名）

例文３：体調報告＆休職期間延長

〇〇様

お世話になっております。〇〇です。

〇月〇日に〇〇クリニックを受診した際、医師から睡眠不足の状態が続いており、復職はまだ難しいとの診断を受けました。〇月〇日までの休職延長の指示が出されたため、この度は休職を延長させていただきたくご連絡差し上げました。ご迷惑をおかけして申し訳ございません。

診断書は本日、会社に郵送させていただきました。その他必要な書類等ございましたら、お知らせください。

復帰の見通しが立たない中、ご迷惑をおかけしまして大変申し訳ございません。引き続きよろしくお願いいたします。

〇〇（自分の氏名）

例文４：体調報告＆退職の申し出

件名: 退職のご相談

〇〇部〇〇様

お疲れ様です。〇〇です。

〇月より休職させていただいており、療養に努めております。体調は少しずつ回復しておりますが、医師との相談の結果、復帰までの時間がまだ必要とのご指導を受けております。

私自身も、職場復帰を想像することが困難であり、復帰することで再び皆様にご迷惑をおかけすることが心配でなりません。このような判断を下さざるを得ない状況にあり、大変恐縮ですが、退職させていただきたくご連絡いたしました。具体的な退職日については、〇〇年〇〇月末日を希望いたします。また、退職手続きや書類についてのご案内をいただけますと幸いです。

本来ならば直接お会いしてお伝えすべきことですが、このような形でのご連絡となり、心苦しい限りです。誠に申し訳ございませんが、何卒ご理解いただけますようお願い申し上げます。

〇〇（自分の氏名）

まとめ

うつ病の中で文章を書くのは、本当に大変ですよね。休職中の経過報告メールを送るのは、特にプレッシャーがかかると思います。ここでは例文や書き方のコツをご紹介しました。少しでも参考にしていただければ幸いです。
報告が終わったら、また心と体をゆっくり休めて、穏やかな時間を過ごしてくださいね。